La mayor\u00eda de los negocios en Puerto Rico son bastante cuidadosos con el cierre de sus puertas por la noche, establecen contrase\u00f1as y mantienen los archivos de los clientes fuera de la recepci\u00f3n. Pero, \u00bfqu\u00e9 sucede con esos archivos una vez que ya no son necesarios? Esa parte se resuelve r\u00e1pidamente.<\/p>\n
Tirar documentos confidenciales a la basura o incluso al contenedor de reciclaje no es solo un mal h\u00e1bito. En muchos casos, constituye una infracci\u00f3n federal. Tres leyes, en particular, establecen l\u00edmites estrictos al respecto: FACTA, GLBA y HIPAA.<\/p>\n
Si su negocio opera en San Juan, Ponce, Bayam\u00f3n, Caguas o en cualquier otro lugar de la isla, al menos una de estas leyes le aplica. Posiblemente las tres.<\/p>\n
FACTA son las siglas de la Ley de Transacciones Crediticias Justas y Precisas. Su principal funci\u00f3n es combatir el robo de identidad, espec\u00edficamente asegur\u00e1ndose de que los datos de los consumidores no terminen reconstruidos a partir de un contenedor de basura detr\u00e1s de alg\u00fan edificio de oficinas.<\/p>\n
Lo que la ley FACTA exige a las empresas:<\/strong><\/p>\n \u2022 Cualquier empresa que utilice informes de consumidores debe tomar medidas razonables para destruir esa informaci\u00f3n antes de desecharla.<\/p>\n \u2022 Entre los m\u00e9todos aceptables se incluyen la trituraci\u00f3n certificada, la incineraci\u00f3n o la pulverizaci\u00f3n.<\/p>\n \u2022 Esto se aplica de forma general. \u00bfUn peque\u00f1o comercio minorista solicita un informe crediticio para obtener financiaci\u00f3n? Cubierto. \u00bfUna agencia de contrataci\u00f3n realiza verificaciones de antecedentes? Tambi\u00e9n cubierto.<\/p>\n Incumplir la ley FACTA conlleva graves sanciones civiles. La excusa de \"no lo sab\u00edamos\" rara vez es v\u00e1lida. Tampoco lo es la de \"usamos la trituradora de papel que ten\u00edamos en el armario de suministros\".<\/p>\n La Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) se cre\u00f3 espec\u00edficamente para las instituciones financieras: bancos, aseguradoras, intermediarios hipotecarios, asesores fiscales y cooperativas de cr\u00e9dito. Si su empresa maneja datos financieros personales no p\u00fablicos, la GLBA regula c\u00f3mo debe gestionarlos y, en \u00faltima instancia, eliminarlos.<\/p>\n Requisitos b\u00e1sicos de la GLBA para la eliminaci\u00f3n de documentos:<\/strong><\/p>\n \u2022 Mantener un programa de seguridad de la informaci\u00f3n escrito y activo. Ese \u00faltimo punto suele causar problemas a muchas empresas. Contratar a un proveedor de destrucci\u00f3n de documentos sin licencia y sin documentaci\u00f3n que lo respalde no transfiere la responsabilidad; de hecho, la agrava.<\/p>\n Para las empresas financieras de todo Puerto Rico, desde Ponce hasta Humacao y Mayag\u00fcez, el cumplimiento de la GLBA no es una preocupaci\u00f3n secundaria. Es un requisito operativo, sin m\u00e1s.<\/p>\n La HIPAA, Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro M\u00e9dico, rige la Informaci\u00f3n de Salud Protegida, conocida como PHI. Esto abarca hospitales, cl\u00ednicas, farmacias, consultorios dentales, laboratorios y cualquier socio comercial que reciba, almacene o procese datos de pacientes.<\/p>\n Lo que dice la HIPAA sobre la eliminaci\u00f3n de registros en papel:<\/strong><\/p>\n \u2022 La informaci\u00f3n de salud protegida en papel debe destruirse para que su reconstrucci\u00f3n sea f\u00edsicamente imposible. Una infracci\u00f3n confirmada de la HIPAA puede costar desde unos cientos de d\u00f3lares hasta varios millones, dependiendo de la negligencia en el manejo de los documentos. Para los consultorios m\u00e9dicos en Puerto Rico, la destrucci\u00f3n certificada de documentos es uno de los pasos de cumplimiento m\u00e1s econ\u00f3micos disponibles. Sin embargo, tambi\u00e9n es uno de los que con mayor frecuencia se omiten.<\/p>\n Esto es lo que tienen en com\u00fan FACTA, GLBA y HIPAA: todas consideran la eliminaci\u00f3n indebida de documentos como una infracci\u00f3n grave. No un accidente. No un tecnicismo. Una infracci\u00f3n.<\/p>\n Las empresas se ven expuestas con regularidad porque:<\/strong><\/p>\n \u2022 Utilice trituradoras de oficina b\u00e1sicas que no cumplan con los est\u00e1ndares de seguridad federales. Ninguno de esos h\u00e1bitos sobrevive a una auditor\u00eda de cumplimiento. Y, lamentablemente, las auditor\u00edas suelen producirse tras incidentes.<\/p>\n Doc Delete PR es una empresa puertorrique\u00f1a de propiedad local, ubicada en el Parque Industrial Sabanetas en Ponce. Con m\u00e1s de una d\u00e9cada de experiencia en la destrucci\u00f3n de documentos en Puerto Rico, el equipo ha dise\u00f1ado todo su proceso en torno a las necesidades reales de las empresas reguladas, no solo a lo que se ve bien en el papel.<\/p>\n Qu\u00e9 incluye de serie cada servicio:<\/strong><\/p>\n \u2022 Se emite un certificado de destrucci\u00f3n despu\u00e9s de cada trabajo completado, como prueba documentada de su cumplimiento.<\/p>\n \u2022 Seguimiento completo de la cadena de custodia en cada etapa del proceso.<\/p>\n \u2022 Reciclaje del 100% de todo el material triturado, cero residuos en vertederos, sin excepciones.<\/p>\n \u2022 Servicios flexibles de trituraci\u00f3n en Puerto Rico, que incluyen opciones de trituraci\u00f3n en el sitio, fuera del sitio, programadas y puntuales.<\/p>\n Industrias Doc Eliminar PR Regularmente Sirve:<\/strong><\/p>\n \u2022 Los proveedores de atenci\u00f3n m\u00e9dica y los consultorios m\u00e9dicos necesitan una destrucci\u00f3n de documentos que cumpla con la ley HIPAA. Ya sea que una empresa en Bayam\u00f3n necesite un servicio mensual recurrente o que un bufete de abogados en San Juan necesite una gran limpieza de documentos antes de mudarse de oficinas, el modelo de servicio se adapta.<\/p>\n Repase esto antes de que su equipo toque otro documento:<\/strong><\/p>\n \u00bfSe est\u00e1n destruyendo los registros confidenciales, en lugar de simplemente desecharlos? Una respuesta negativa o de \"no estoy seguro\" a cualquiera de estas preguntas merece ser tomada en serio. La destrucci\u00f3n incorrecta de documentos en Puerto Rico no solo es un desperdicio, sino una violaci\u00f3n de las normas con consecuencias reales.<\/p>\n Las leyes FACTA, GLBA y HIPAA se redactaron porque la informaci\u00f3n confidencial, una vez expuesta, causa da\u00f1os reales. Las empresas que se mantienen protegidas son aquellas que consideran la destrucci\u00f3n de documentos como un procedimiento operativo est\u00e1ndar, no como algo secundario.<\/p>\n Aqu\u00ed te explicamos c\u00f3mo empezar hoy mismo:<\/strong><\/p>\n \u2022 Llame al (787) 900-5511 y hable directamente con un especialista en trituraci\u00f3n de documentos sobre sus necesidades de cumplimiento normativo.<\/p>\n \u2022 Solicite un presupuesto gratuito y sin compromiso, adaptado a su tipo de negocio y volumen de documentos.<\/p>\n \u2022 Programe su primer servicio certificado y ll\u00e9vese un Certificado de Destrucci\u00f3n en mano.<\/p>\n Doc Delete PR cubre toda la isla, desde San Juan y Bayam\u00f3n hasta Ponce, Mayag\u00fcez y todos los puntos intermedios. Tus documentos tienen validez legal. La forma en que los destruyes tambi\u00e9n deber\u00eda tenerla.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Most businesses in Puerto Rico are pretty good about locking their doors at night. Setting passwords. Keeping client files off the front desk. But ask about what happens to those files after they’re no longer needed? That part gets quite fast. Tossing sensitive documents into a trash bin or even a regular recycling bin is […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1362,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-1431","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-batteries"],"yoast_head":"\nGLBA: La ley que las empresas financieras no pueden ignorar<\/h2>\n
\n\u2022 Destruir adecuadamente los registros financieros de los clientes al final de su vida \u00fatil.
\n\u2022 Exija a los proveedores externos que cumplan con los mismos est\u00e1ndares de eliminaci\u00f3n de residuos que su empresa.<\/p>\nHIPAA: Los registros de atenci\u00f3n m\u00e9dica exigen un est\u00e1ndar m\u00e1s alto.<\/h2>\n
\n\u2022 Depositar documentos en un contenedor cerrado con llave no cumple con los est\u00e1ndares HIPAA para su destrucci\u00f3n.
\n\u2022 Los proveedores de atenci\u00f3n m\u00e9dica deben poder documentar cu\u00e1ndo y c\u00f3mo se destruyeron los registros.<\/p>\nEl hilo conductor que une las tres leyes<\/h2>\n
\n\u2022 Trabajar con proveedores que no proporcionan documentaci\u00f3n de la cadena de custodia.
\n\u2022 Pospon la trituraci\u00f3n hasta que se acumulen los documentos, y luego hazlo r\u00e1pidamente y sin cuidado.<\/p>\nC\u00f3mo Doc Delete PR apoya el cumplimiento normativo en todo Puerto Rico.<\/h2>\n
\n\u2022 Empresas financieras, profesionales tributarios y prestamistas sujetos a los requisitos de la GLBA
\n\u2022 Despachos de abogados y oficinas corporativas que gestionan registros cubiertos por la FACTA
\n\u2022 Organismos gubernamentales e instituciones educativas con necesidades de eliminaci\u00f3n de residuos en curso.<\/p>\nUna r\u00e1pida comprobaci\u00f3n de cumplimiento antes de su pr\u00f3xima eliminaci\u00f3n de residuos.<\/h2>\n
\n\u2022 \u00bfSu proveedor le proporciona un certificado de destrucci\u00f3n cada vez?
\n\u2022 \u00bfLa documentaci\u00f3n de la cadena de custodia forma parte de cada recogida y entrega?
\n\u2022 \u00bfSe reciclan los materiales triturados en lugar de enviarlos a un vertedero?
\n\u2022 \u00bfSu proceso de eliminaci\u00f3n de residuos est\u00e1 programado y es constante, en lugar de reactivo?<\/p>\nSu cumplimiento normativo comienza con una llamada.<\/h2>\n